Come tenere traccia di tutto in questo tempo sospeso.

Un anno fa mi sono resa conto che il mio sistema tradizionale di tenere un’agenda non era più adatto alla mia vita, che era cambiata radicalmemte.

Una nuova startup, la famiglia, una bimba piccola, l’organizzazione, i tempi e i modi del lavoro cambiati drasticamente. Se prima la mia agenda era organizzata per settimane e dentro le settimane per giorni e dentro i giorni per ore, improvvisamente questo rigoroso schematismo non bastava più.

Control freak?

Mi mancava qualcosa che andasse oltre la semplice organizzazione del tempo. Cosi ho iniziato a esplorare app di ogni tipo e cercavo di integrarle tra loro: dagli appunti, alle cose da fare, dalla gestione della quotidianità, ai progetti a lungo termine. La verità: impazzivo! Era come gestire un puzzle i cui pezzi non si incastravano tra loro e la sensazione continuava ad essere quella di perdere qualcosa. Mi mancava il paesaggio completo, che includesse tutti i miei me.

E sì che io di self management mi ritenevo un’esperta. Nel mio blog precedente, quello sugli eventi, più volte avevo scritto di come sia possibile, con una certa disciplina, tenere sotto controllo le giornate e le cose da fare.

Vedi anche: Come organizzare un piano mensile e Come organizzare una settimana lavorativa.

Sotto controllo? Oggi mi fa sorridere questo bisogno. Perchè è riduttivo pensare di dover tenere qualcosa sotto controllo. E quando la vita cambia drasticamente e ti senti navigare in un mare che conosci poco, incluso quello che riguarda proprio te e i tuoi cambiamenti, il controllo è l’ultima cosa di cui hai bisogno.


BUJO: metodo analogico per l’era digitale

Non so se crediate nelle coincidenze, io sì. Tantissimo. O meglio, penso che quando senti un certo bisogno, noti, scopri, senza realmente cercarle, le soluzioni o i confronti o gli appigli che ti possano aiutare. E spesso questi emergono come una palla dal mare. C’è chi parla di serendipity.

Cosi accadde a me. Per puro caso mi ritrovai nel mio feed di Medium questo articolo: How I adapted my bullet journal Method to Organize My Entire Life. Bullet Journal o Bujo come in molti lo chiamano? Non avevo idea di cosa fosse, ma avevo intuito subito, dal solo titolo, che avevo trovato la mia soluzione. Le due parole chiave erano: entire life. La mia vita intera!

Tutto parte da Ryder Carroll, digital product designer con una diagnosi di deficit di attenzione nella sua infanzia. Questo il motivo per cui ha dovuto trovare un modo diverso per essere produttivo. La sua storia la trovate qui. Nel suo sito il claim che campeggia nella home page è inebriante: il metodo analogico per l’era digitale.

I principi di base sono semplicissimi e spiegano molto bene perchè io ero disorientata dalle troppe app digitali che stavo usando per gestire me stessa tra lavoro, famiglia e mille altre cose.


Perchè il bullet journal migliora la vita.

📌Scrivere a mano
La scrittura a mano attiva la nostra mente in modo diverso. Scrivere, il muovere la mano mentre scrive crea un collegamento forte alla mente, emoziona, muove. Questo è il primo punto.

📌Cambiamo noi e cambia il nostro contesto
Il secondo, che soprattutto in questo momento destabilizzante e di tempo sospeso emerge come davvero necessario, è che noi non siamo statici. Che cambiamo, cambiano le circostanze, cambiano i bisogni e dunque usare sempre lo stesso sistema, lo stesso metodo non ha senso. Se ripenso al mio lavoro negli eventi, ad ogni edizione cambiavo qualcosa: nel modo di redigere i report, nelle modalità di analisi, nell’agenda o nella griglia dei processi legati tra loro. Era naturale perchè ogni anno, ogni edizione portava con se nuove esperienze e nuove esigenze.

Quindi anche l’agenda e il modo in cui la gestiamo cambia.

📌Siamo tutti diversi
E infine, forse la cosa più importante: ognuno di noi è diverso dagli altri e diverso nel tempo. Usare un modello prestampato standard per tutti non risponde realmente ai nostri bisogni e non c’è app o taccuino prestampato che possano aderire davvero a noi.

📌I compiti da soli non bastano
E poi, forse il vero potere di questo metodo, è la parte per il sé. Il momento di riflessione, uno spazio dentro le pagine in cui tracciare la giornata, le intenzioni, ciò che conta e che serve a non perdere contatto con sé stessi. Rispolverare il diario, insomma, ma a modo proprio.

A proposito dell’importanza di un diario, non solo intimo, ma anche al lavoro, vedi qui.

Vi rimando al blog di Carroll, al tutorial e al libro per scoprire le poche regole e vi anticipo solo una mia esperienza: il mio primo bullet journal era un caos, troppe cose, le mille app dentro il taccuino e poi, lentamente, seguendo la bellezza del ”less is more” ho eliminato ed eliminato e sono arrivata al mio taccuino. Ho avuto bisogno di tempo, ma è stato un’investimento fondamentale. E, sottolineo: il mio taccuino cambia di continuo perchè cambiano le mie esigenze, cambio io, cambia il contesto.

E ora veniamo al mio bullet journal e a come posso aiutarvi. Ci sono due momenti. Il bujo nella vita normale e nell’adesso, nel lockdown.


Prima del lockdown, il bujo della vita normale

In una vita scandita da mille cose da fare, quella di prima, quella in cui si usciva di casa, si andava al lavoro, si gestiva la famiglia, il budget, le serate, le vacanze, le feste e così via, io avevo adottato alcune indicazioni facendole realmente mie. (A parte le vacanze e le feste, molti stanno ancora vivendo cosi, anzi, in tanti ora lavorano di più e gestiscono con maggiore fatica, causa smart working, l’equilibrio tra lavoro e famiglia.)

Per un bullet journal base bastano un taccuino bianco con le pagine a puntini e una penna o una matita. Sono utili quelli che indicano già il numero di pagine.

1. L’indice

Si parte da un indice, in cui elencare i contenuti e i numeri delle pagine. Io l’ho diviso in due: da un lato i mesi e da un lato tutto il resto. L’indice si costruisce man mano che le pagine vengono riempite.

2. I registri

FUTURO
Poi si parte con il future log, il registro del futuro in cui inserire man mano cose da fare, da non dimenticare, le intenzioni e così via. Il mio è abbastanza pasticciato, cose scritte di fretta, ma non importa. Sono scritte, fermate, bloccate. Come noterete luglio e agosto sono senza ”diario”, perchè due mesi fa tutto è cambiato e il tempo si è fermato, è divenuto incerto, si avanza oggi giorno per giorno.

MESE, SETTIMANA, GIORNO
Queste sezioni, nel mio caso, sono state in continua evoluzione, adattandosi di volta in volta. Per le mie esigenze, procedo con un mese alla volta, proprio per testarne l’efficacia per me e talvolta, lo ammetto, mi perdevo. Abbandonavo il pensiero di base di questo metodo, per poi tornarci rendendomi conto che essere organizzata e dare un senso alla mia organizzazione era ed è una condizione necessaria per sentirmi bene. Questa parte è molto personale. Dipende dal lavoro, dalle esigenze, dai momenti e ognuno dovrebbe, pur lasciandosi ispirare dai tanti modelli in circolazione (basta fare una ricerca su google o su pinterest), individuare il proprio personale sistema.

3. Il codice Bujo

Carroll ha creato dei simboli che aiutano ad avere una visuale immediata e a spostare compiti, intenzioni, appuntamenti da un registro all’altro. E’ un lavoro velocissimo e davvero efficace.

4. Tenere traccia

Poi ci sono tutti gli altri pezzi di vita che esulano da calendari e compiti. Il bullet journal consente di raccogliere tutto, davvero tutto, nello stesso taccuino: la gestione del proprio budget, o della spesa da fare, o di una vacanza, o della palestra o di una dieta, o di libri letti, o dei propri fiori, o … hm, come nel mio caso, una paginetta dedicata alle volte che la mia bimba piccola fa pupù (l’ho chiamata shit tracking).

Per me, per esempio è stato utilissimo seguire per alcuni mesi l’andamento delle mie 24 ore: quante ore di sonno, quanto tempo con mia figlia, quanto tempo per il lavoro, quanto tempo per lavori in casa, quanto tempo per la coppia e quanto tempo solo ed esclusivamente per me stessa.

E questo mi ha aiutato tantissimo! Mi era resa conto che la giornata che iniziava alle 6.30 e finiva alle 23.00 concedeva pochissimo spazio a me e al sonno, tanto per iniziare. E a lungo andare questa cosa mi pesava immensamente.

Ogni colore indicava un’attività. Il rosa era il tempo per me. Praticamente assente nel primo mese del ”me- tracking”. In questo modo ho reagito, dandomi un obiettivo e nei mesi successivi il rosa è un po’ cresciuto dentro questa mappa di colori. Io ho bisogno di colori, ma molti costruiscono esattamente questo tipo di registro solo con una matita. Questa è la bellezza del bujo: la libertà.

Per un’analisi del proprio tempo sul posto di lavoro consiglio questo post, che illustra uno strumento molto utile per capire dove e come si perde tempo (tra mail, pausa caffè, collaboratori, e altre mille cose … impensabili, incluse le pause al bagno).

Il bujo del tempo sospeso

Per me molte cose di lavoro al momento si sono fermate. Sono quasi totalmente assorbita da mia figlia. Come tutti vivo momenti di preoccupazione e di stanchezza. Ho vissuto la prima fase dell’ ”io resto a casa” quasi con gratitudine e sollievo. Ero felice di potermi finalmente fermare un po’, ma questa sensazione ora è solo un ricordo. Che ingenua, mi dico. Man mano che mi sono resa conto della gravità del momento e che il tempo libero è stato eroso totalmente, dovendomi occupare di una bimba piccola, l’accumulo tra liste di cose da fare, preoccupazioni, desiderio di leggere anche altro, il bisogno fortissimo di ritagliare dello spazio privato senza avere un luogo realmente isolato, l’intenzione di guardare comunque avanti, sebbene con cautela, hanno fatto del bullet journal il mio compagno fidato.

Un nuovo registro delle giornate mi aiuta a capire, perchè di nuovo ne ho bisogno, quanto tempo riesco a dedicare a me. E il diario del mese e della settimana sono diventati, non elenchi puntati di intenzioni, compiti, eventi, ma momenti di riflessione, veri diari. Si è compressa la parte delle cose da fare, si è dilatata quella della riflessione e del monitoraggio. Chiudo ogni giornata con dieci minuti di scrittura, di bilancio, di consapevolezza. E’ come un mettere a posto un armadio, quello che contiene tutti i pezzi di me, e farlo ogni giorno, in modo leggero e costante.

Il mio registro della settimana oggi è così:

– la parte delle cose da fare si è contratta
– lo spazio bianco è quello che compilo ogni sera
– ho poi inserito un mini registro sulla salute (se faccio esercizio, se bevo acqua a sufficienza …)
– e ho anche creato uno spazio per il diagramma dell’umore, da 0 a 10; quasi un gioco, ma in questo momento sento il bisogno di monitorare la mia serenità (e credetemi, è facile saltare di livello da un giorno all’altro).

Perchè consiglio il metodo bullet journal a tutti

Questo potrebbe essere un buon momento per prendere confidenza con questo metodo. Viviamo in un presente stravolgente, i vecchi paradigma per molti sono saltati e i pensieri su di sé, sul futuro, si fanno insistenti. Oppure: vivere tutti i propri sé in uno spazio limitato (la casa, una volta rifugio, ora il nostro tutto) sta causando in molti un livello di stanchezza e di stress superiore a prima.

Abbiamo bisogno di non perdere il senso delle nostre vite o di far emergere ciò che proprio ora si sta muovendo dentro di noi. Ma allo stesso tempo dobbiamo gestire lavoro a distanza, se lo abbiamo, o il tempo senza lavoro, la famiglia, i figli, la casa o la nostra solitudine. Tutto ciò può avvenire dentro un taccuino.

Agenda, diario, liste, monitoraggi, sé stessi: tutto in unico luogo.

📌E per chi avesse un’obiezione, quella del dover scrivere, fare le tabelle, perdere tempo su pagine bianche per prepararle, quando già ci sono in giro agende perfette, rispondo cosi: il bullet journal non è solo un’agenda.

In questi giorni passo tanto tempo con la mia bambina e disegno tanto con lei. E francamente mi ero dimenticata quanto sia bello, rilassante e rassicurante poter tornare a usare le mani per scrivere. Usare penne, righelli, carte colorate. Stare lontani da tastiere e smartphone. Tornare alla materia.

Il bullet journal è anche questo: il materiale che ritorna, lo spazio libero per fantasia e colore o per un rigoroso e personale bianco-e-nero. E’ la nostra mano che si collega alla mente e che, libera, esprime noi stessi. E ci aiuta a non perderci dentro questo tempo sospeso, qualunque forma esso abbia oggi nelle nostre vite.